Inom företagsvärlden digitaliseras allt mer, och samma sak sker inom den privata sektorn. Man betalar räkningar digitalt, man har möten digitalt och mycket annat. Nu kan man också signera avtal digitalt. Men hur fungerar det egentligen?
Hur fungerar digital avtalshantering?
Med digital avtalshantering blir det lätt att hålla reda på alla avtal. Signeringen sker online, avtalen sparas och de lagras online. Man behöver inte skriva under några papper rent fysiskt med penna, och det krävs inte att man har fysiska papper att hålla rätt på. Man går bara in i programmets funktioner, hittar avtalet och så kan man hantera det i lugn och ro.
Avtalshantering och Microsoft Windows
Microsoft Windows är ett gammalt och traditionellt operativsystem som använts inom företag väldigt länge. Det medför också att de flesta program fungerar till operativsystemet. Så är även fallet med digital avtalshantering. Det är rent faktiskt som så att de flesta program tas fram just för att de ska fungera till Windows, sedan utvecklas de vidare för att också fungera till Mac och andra operativsystem.
Vad händer om företaget byter operativsystem?
Om företaget byter operativsystem är det i regel inget problem just när det kommer till den digitala avtalshanteringen. Det går att föra över datan och den kan öppnas även i andra system. Undantaget är om man byter till ett äldre system. Då kan det bli problem men så är sällan fallet när det kommer till att byta ut utrustning på företag och i hemmet.
Det kan dock vara klokt att titta på andra program där filerna inte lagras i molnet. Ibland måste man spara ner dokument och annat i nya format så de kan fortsätta öppnas och hanteras. En fördel med digital avtalshantering är dock att man har alla avtal samlade på ett ställe och om det är några avtal gällande tekniken som ska sägas upp eller bevaras kan man lätt hitta dem.
Fördelen mot vanlig avtalshantering
En stor fördel mot den vanliga avtalshanteringen är att man inte behöver oroa sig för att inte kunna granska och hantera avtal man glömt på kontoret om man till exempel åker på semester. Med en digital lösning blir det lätt att komma åt avtalen och man kan sedan göra det man ska med dem. En annan fördel är att avtalen inte kommer bort eller går sönder. Hela processen från signering till arkivering och övervakning automatiseras också vilket gör att man får mer tid över till annat i företaget.
