Arbetet på en mindre men snabbväxande webbyrå blir snabbt kaotiskt. Det är en avgörande skillnad på att hantera kunderna när verksamheten är ett enmansföretag, jämfört med när verksamheten närmar sig ett tiotal anställda. Kraven på organisation och struktur ökar i takt med att antalet anställda ökar. De som ofta får betala priset för en bristande organisation är kunderna. Från att tidigare ha varit en av få kunder på en mindre enmansbyrå är man plötsligt en av många kunder på en större byrå där kunderna dessutom hanteras av olika personer.
Det är sällan bekymmersfritt med en snabbväxande verksamhet. Det är priset som ett företag tvingas att betala när verksamheten växer. Men det är trots allt som så att fördelarna med en växande verksamhet oftast överväger nackdelarna. Något som snabbväxande webbyråer borde göra mycket tidigare för att komma till rätta med dessa problem, är att implementera ett CRM-system. Ett väl integrerat CRM-system kan snabbt bringa ordning i en del av det kaos som råder.
Fördelar med ett CRM-system
Det finns en lång rad fördelar med att använda sig av ett CRM-system. Ofta är det kunderna som märker den största skillnaden när en webbyrå börjar att använda sig av CRM i sin verksamhet. Från att ha erhållit sporadisk och oregelbunden information från webbyrån, kommer kunden i stället att erhålla ett regelbundet flöde av information. Samtidigt kommer kundens förfrågningar till webbyrån att omgående besvaras i stället för att hamna “mellan stolarna”, vilket ofta är fallet när det inte finns ett fungerande kundhanteringssystem.
En av de stora fördelarna med ett CRM-system är möjligheten att göra riktade kampanjer mot befintliga kunder, och därigenom skapa merförsäljning. Genom att utgå från olika variabler, som till exempel vilken verksamhet som kunderna bedriver eller vilka tjänster som de använder sig av, är det möjligt att skapa unika erbjudanden för olika kundsegment. Detta är något som i de flesta fall relativt omgående leder till en ökad försäljning. Ett CRM-system brukar därför betala sig självt, och mer därtill, redan inom en eller ett par månader.
Val av CRM-system
Det råder inte någon brist på CRM-system. Problemet är snarare att lyckas välja rätt system i det enorma utbud som finns. En bra grundregel är att först göra en ordentlig behovsanalys – vilka behov finns i den egna verksamheten och vad är det som man vill åstadkomma med ett CRM-system? Detta är den absolut viktigaste frågan och är därför inte något som ska göras under tidspress.
Det är enkelt att förledas av välgjorda produktpresentationer och av alla de funktioner som finns i olika CRM-system. Det är därför viktigt att hela tiden hålla sig till behovsanalysen så att man väljer ett system med de funktioner som verkligen behövs och som tillför något till verksamheten. Det CRM-system som man väljer ska vara anpassat för verksamheten, inte tvärtom. Håller man sig till behovsanalysen, och väljer ett etablerat CRM-verktyg, har man mycket goda förutsättningar för att välja ett system som drastiskt kommer att förändra webbyråns verksamhet till det bättre.
